Het is stil op kantoren in Nederland. Door het hybride werken is 83% van de tijd minder dan de helft van de medewerkers tegelijkertijd aanwezig. Elf uur per week is zelfs maar één op de vier bureaus bezet. Dat is te weinig om onderlinge samenwerking te stimuleren, blijkt uit onderzoek van vastgoedadviseur Colliers en databedrijf Measuremen naar de bezetting bij 251 bedrijven die met ruim 590.000 werkplekken 15% van het totaal vertegenwoordigen.

Iets meer dan drie dagen per maand lukt het werkgevers om genoeg mensen bij elkaar te brengen om een levendige werkomgeving te creëren. Van de 248 kantoordagen per jaar is dat dus op 40 dagen het geval. “Steeds meer bedrijven zijn bang dat medewerkers de binding met de organisatie verliezen,” zegt werkplekexpert Harold Coenders. “Het risico van lege vloeren is dat steeds meer mensen nut en noodzaak van werken op kantoor ter discussie gaan stellen.”

Zee van lege bureaus
De lage bezetting is vaak het directe gevolg van de keuze die bedrijven maken om iedereen een gegarandeerde werkplek te bieden op de drukste uren van de week. Dit betekent dat er veel meer lege bureaus zijn op stillere tijden. Voor de optimale werking van het kantoor is een bezettingsgraad van 50% tot 85% nodig. Bij deze opkomst is het goed vol, maar nooit te druk. Vrijdag is en blijft veruit de stilste dag. Bijna driekwart van deze dagen is het kantoor zo goed als dood en is nog geen kwart van de mensen aanwezig.

Kleinere kantoortuinen
De oplossing is dat bedrijven niet langer kantoorruimte huren op basis van de drukste dagen, maar sturen op levendigheid. Dat betekent kleinere kantoortuinen die passen bij de teamgrootte, minder vierkante meters en investeren in centrale samenwerkingsplekken voor de piekuren. “In deze multifunctionele gebieden kun je werken als er veel mensen zijn en op andere momenten trainingen, bedrijfsbijenkomsten of klantevenementen organiseren,“ sluit Harold Coenders af. “Dit helpt organisaties ook met een betere spreiding van medewerkers over de week, omdat deze activiteiten extra collega's naar kantoor trekt.”