De kosten voor bedrijven om een fulltime werknemer (1 fte) een jaar op kantoor te laten werken zijn vorig jaar licht gestegen. De gemiddelde kosten in Europa namen toe met 4% en kwamen uit op 9.529 euro. In Nederland stegen de uitgaven met 4% naar 9.532 euro. Dit blijkt uit de Occupier Cost Index (OCI) van vastgoedadviseur Colliers, die is samengesteld op basis van data uit 28 landen, ruim 3.900 gebouwen, 25,5 miljoen vierkante meter kantoorruimte en iets meer dan twee miljoen fte.

In de Occupier Cost Index worden alle kantoorkosten vergeleken op basis van de Europese facilitaire norm EN 15221-4. Deze norm kent vier categorieën: gebouw & infrastructuur, mens & organisatie, ICT en management.

Hybride werken heeft enorme impact, biedt ook kansen
De OCI is berekend op basis van het totaal aantal medewerkers dat op kantoren kan werken, een bezettingsgraad van 100%. In de praktijk ligt de bezettingsgraad echter veel lager, in sommige gevallen zelfs minder dan 40%. Op basis van de daadwerkelijke bezetting op kantoren komen de kosten voor bedrijven per fte uit op 23.823 euro.

Het is niet waarschijnlijk dat de bezetting op kantoren in de komende jaren flink gaat stijgen. Bedrijven moeten daarom kritisch kijken naar hun kantoorruimte en afstemmen op de activiteiten die er daadwerkelijk worden uitgevoerd. Minder medewerkers op kantoor creëert bovendien de mogelijkheid om het aantal uitbestede diensten af te stemmen op de bezetting per dag. Dit biedt kansen om de kosten met tot wel 28% te verlagen.

Bulgarije goedkoopst, Zwitserland duurst
Ondanks een stijging van 11% blijft Bulgarije het goedkoopste land in Europa om iemand fulltime te laten werken. De jaarlijkse kosten zijn daar 3.155 euro. De relatief grootste stijging was in Turkije, waar de kosten voor bedrijven per fte met 22% stegen tot 5.761 euro. Zwitserland, Noorwegen en Luxemburg staan in de top drie. In Zwitserland stegen de kosten per fte met 2% tot 18.801 euro, bijna zes keer zo hoog als in Bulgarije.

“Het afgelopen jaar zijn veel kosten gestegen en is duidelijk geworden dat hybride werken niet meer weg gaat. Piekbezettingen van 80% zijn verleden tijd en daarom is het nu de tijd om tot actie over te gaan”, zegt Denise Hoogendoorn, Head of Consultancy bij Colliers.

“Uit de Occupier Cost Index komt duidelijk naar voren dat de kosten met 6% stijgen voor hetzelfde gebouw en dezelfde services als je niets doet. Dit terwijl veel minder mensen gebruikmaken van de faciliteiten. Het is daarom zaak om te starten met het verzilveren van de kansen op de korte termijn en het vormen van nieuwe langetermijnstrategieën.”